۶ نکته برای مدیریت زمان و حجم کاری
اگر از آن دسته افرادی هستید که دوست ندارید به شما گفته شود چه کاری را باید انجام بدهید و در راه اهداف شغلی خود چه فداکاری‌هایی بکنید، گزینه‌ای ایده‌آل برای تیپ شخصیتی شما مشاغلی خواهند بود
مهارت‌هایی مانند مدیریت زمان و وظایف لزوما به‌صورت طبیعی در وجود ما نهادینه نشده‌اند و باید روی پرورش آن‌ها کار کنیم. بنابراین بهتر است به‌دنبال راه‌کارهای قابل اطمینانی باشیم که ما را در پرورش این مهارت‌ها و کنترل کردن جریان کاری راهنمایی می‌کنند.
۱. استفاده از تقویم را تبدیل به عادت کنید
این که برای برنامه‌ریزی و پیگری آن فقط به حافظه‌ی خود متکی باشید یک اشتباه بزرگ است. ساده‌ترین راه برای حرفه‌ای شدن در مدیریت زمان این است که برای همه‌چیز از تقویم استفاده کنید و این کار را به یک عادت تبدیل کنید.
تقویم‌های دیجیتالی بسیاری برای مدیریت برنامه‌ها و وظایف روزانه وجود دارند که از جمله‌ی آن‌ها می‌توان به Outlook مایکروسافت و Google Calendar اشاره کرد.
هدف این است که شما همه چیز، شامل جلسات، بخش‌های مختلف کار، رویدادها و به‌صورت کلی هر چیزی که باید در طول روز انجام دهید را وارد تقویم کنید. اگر چیزی وجود دارد که احتمال می‌دهید فراموشش کنید، حتما آن را وارد تقویم کنید. بهتر است هر آنچه را که می‌توانید از پیش به تقویم اضافه کنید و در ابتدای هفته زمان مشخصی را برای این کار اختصاص دهید.
۲. ایمیل‌های خود را در پوشه‌های مختلف سامان‌دهی کنید
نگهداری همه‌ی ایمیل‌ها در این‌باکس باعث هرج و مرج می‌شود، به‌ویژه اگر نیاز باشد بعدا یک ایمیل مهم را پیدا کنید. برای حل این مشکل، باید ایمیل‌های خود را در پوشه‌های مرتبط دسته‌بندی کنید.
پوشه‌هایی که ایجاد می‌کنید باید مشخصا به شغل و نقش شما مرتبط باشند تا بتوانند در یافتن سریع‌تر اطلاعات به شما کمک کنند. این پوشه‌ها می‌توانند شامل پروژهها، اعلان‌ها و به‌روز رسانی‌های شرکت یا سازمان، اعضای گروه، ایمیل‌هایی که باید دنبال شوند مانند خبرنامه‌ها و … باشند.
ممکن است مزیت سازمان‌دهی مکاتبات خود به این روش را در کوتاه مدت مشاهده نکنید، اما در دراز مدت نقش آن را در کنترل جریان کاری خود خواهید دید.
۳. سامان‌دهی فایل‌ها
هیچ چیز برای بهره‌وری شما مخرب‌تر از فایل‌های نامرتب و برهم ریخته نیست. در نتیجه‌ی این بی‌نظمی، پیدا کردن فایل‌های مورد نیاز برای شما سخت خواهد شد و در نهایت منجر به کند شدن روند کار و حتی اهمال کاری خواهد شد.
درست مانند سامان‌دهی ایمیل‌ها، سامان‌دهی فایل‌ها هم از اهمیت بالایی برخوردار است و به شما کمک می‌کند جریان کاری خود را بهتر مدیریت کنید. در واقع، در حالت ایده‌آل شما نباید فایلی داشته باشید که در پوشه‌ای اختصاصی ذخیره نشده است.
انجام این کار به‌صورت خودکار توانایی مدیریت روند کار شما را بهبود نمی‌بخشد، اما به شما کمک می‌کند زمان را بهتر مدیریت کنید و عزم شما را حفظ می‌کند.
۴. از کار خود آگاه باشید
داشتن استقلال در کار به این معنی است که از شما انتظار می‌رود از وظایف جاری خودتان آگاه باشید و بدانید این وظایف در مقیاس بزرگ‌تر که همان تلاش تیم شماست چه جایی دارند. بنابراین، نیازی به اشاره نیست که برای رسیدن به این آگاهی، به روشی کاربردی نیاز دارید.
می‌توانید یک صفحه گسترده ایجاد کنید و تمامی روند کاری خود، از مشتریانی که با آن‌ها سروکار دارید تا برنامه‌ریزی پروژهها را در آن فهرست کنید. مایکروسافت Excel و گوگل Sheets دو ابزار بسیار کاربردی هستند که با نمونه‌های آماده می‌توانند به شما در ایجاد این فهرست کمک کنند. البته اگر قالب‌های موجود را نپسندیدید می‌توانید قالب دلخواه خودتان را ایجاد کنید.
صفحه گسترده‌ی ایده‌آل شما باید در موارد زیر به شما دیدگاه مناسبی ارائه کند:
- وظیفه‌ای که انجام می‌دهید چه است؟
- مهلت پایان (ددلاین)
- شاخص‌های پیشرفت
- وظایفی که با آن همراه هستند
همچنین، می‌توانید از نرم‌افزارهای مدیریت کار مانند Asana استفاده کنید که تا حدی فهرست وظایف شما را سامان‌دهی می‌کنند. در نهایت، مهم نیست از چه روشی برای آگاهی از روند کار خود استفاده می‌کنید؛ اما اگر خودتان به تنهایی مسئول مدیریت روند کاری خود هستید، ضروری است دیدگاهی کلی نسبت به آن داشته باشید.
۵. وظایف خود را به شیوه‌ای موثر اولویت‌بندی کنید
زمانی که کسی نیست که به شما بگوید چه کاری انجام دهید، باید خودتان تشخیص بدهید کدام وظایف را نسبت به دیگران در اولویت قرار دهید. این مهارت همان مهارتی است که اکثر افراد اغلب با آن مشکل دارند، زیرا باید به تصویری بزرگ‌تر فکر کنند و پیامدهای آینده را پیش‌بینی کنند.
خوش‌بختانه، روش‌های امتحان شده‌ای برای انجام این کار وجود دارند که می‌توانند به شما کمک کنند. متد MoSCoW به شما می‌آموزد چطور وظایف را به دسته‌های «ضروری است انجام شود»، «باید انجام شود»، «می‌تواند انجام شود» و «نباید انجام شود» تقسیم کنید. این روش در واقع سیستمی امتحان پس داده است که به شما امکان می‌دهد وظایف ضروری و غیر ضروری را مشخص کنید.
روش دیگر ماتریکس آیزنهاور است که وظایف را به جدولی ۲ در ۲ تقسیم می‌کند: ضروری، مهم، غیرضروری، بی‌اهمیت. بنابراین، اگر وظیفه‌ای در خانه‌ی ضروری/ مهم قرار گرفت، به این معنی است که باید اکنون آن را انجام دهید. اما اگر در خانه‌ی غیرضروری/ بی‌اهمیت قرار گرفت، می‌توانید در حال حاضر انجام آن را نادیده بگیرید.
۶. زمان خود را در وظایف تکراری ذخیره کنید
افراد حدودا ۲۵ درصد از زمان کاری خود را صرف وظایف تکراری می‌کنند که این میزان بخش قابل توجهی از ساعات کاری را شامل می‌شود، اما متاسفانه در این مدت کار موثری انجام نمی‌شود. این زمان می‌تواند صرف ایمیل‌هایی شود که متنی مشابه دارند یا گزارش‌هایی که نوشته می‌شوند.
خوش‌بختانه می‌توان برای حل این مشکل هم یک عادت کاری خودکار را در خود پرورش داد، مانند استفاده از افزونه‌ی Magical Text Expander برای مرورگر کروم که به شما اجازه می‌دهد به‌جای نوشتن متن‌های تکراری تا ۱۰ میان‌بر مختلف ایجاد کنید.
این میان‌بر می‌تواند ترکیبی از نشانه‌ها و حروف باشد. هنگامی که آن‌ها را تایپ کردید، افزونه به‌صورت خودکار آنچه تایپ کرده‌اید را به متن کامل تبدیل می‌کند. برای مثال، با نوشتن عبارت report# یک ساختار گزارشی ایجاد می‌شود و سپس شما می‌توانید آن را ویرایش و جزئیات دلخواه خود را اضافه کنید.
بر قله‌ی جریان کاری خود بایستید
هنگامی که صحبت از مدیریت روند کاری در میان باشد، وقوع نابه‌سامانی و اشتباه بسیار آسان است. پس باید مطمئن شویم هر آنچه برای به حداقل رساندن این وضعیت نیاز است را در اختیار داریم.
به عنوان انسان، ما فقط می‌توانیم به اندازه‌ای که مغزمان اجازه می‌دهد از حافظه‌ی خود استفاده کنیم، پس بهتر است برای به یاد آوردن همه چیز به خود فشار نیاورید. استفاده از این نکته‌ها می‌تواند به شما کمک کند حجم کاری خود را به‌طرز موثرتری مدیریت کنید و این کار را به یک عادت تبدیل کنید.
