راه های برقراری ارتباط با دیگران را بشناسیم

شما در تمام طول روز در حال برقراری ارتباط با دیگران هستید. ایمیل می‌نویسید، جلسه برگزار می‌کنید، در کنفرانس‌ها شرکت می‌کنید، گاهی مشغول گزارش نویسی هستید، ارائه می‌دهید، با همکاران‌تان بحث می‌کنید و کارهایی از این دست. بنابراین، چطور می‌توانید بهره‌وری خود را افزایش بدهید؟

در ارتباط شفاف باشید

وقتی مطلبی می‌نویسید یا با فردی صحبت می‌کنید، باید پیام و هدف خود را به صورت شفاف بیان کنید. هدف شما از برقراری ارتباط با این فرد چیست؟ اگر خودتان از این موضوع مطمئن نیستید، مخاطب‌تان هم مطمئن نخواهد بود.

برای شفاف بودن، سعی کنید تعداد ایده‌ها را در هر جمله به حداقل برسانید. اطمینان حاصل کنید فردی که مطلب شما را می‌خواند، منظورتان را به درستی درک خواهد کرد. نباید طوری بنویسید که فرد مخاطب مجبور شود منظور شما را از میان مطالبی که نوشته‌اید حدس بزند.

ارتباطی دقیق داشته باشید

وقتی در برقراری ارتباط دقیق هستید، حاشیه نمی‌روید و خلاصه‌گویی می‌کنید. وقتی می‌توانید با سه جمله منظور خود را بیان کنید نیازی نیست ۶ جمله بنویسید.

• آیا صفات خاصی وجود دارند که می‌توانند حذف‌ شوند؟ همیشه می‌توانیم اصطلاحاتی مانند «به عنوان مثال»، «می‌دانی»، «به نوعی»، «حقیقتا»، «اصولا» را حذف کنیم.
• آیا جملات غیرضروری وجود دارند؟
• آیا مطلب را چند بار به روش‌های مختلف تکرار کرده‌اید؟

ارتباط شما ملموس باشد

وقتی پیام شما قابل‌لمس باشد، مخاطب تصویر شفافی از چیزی که می‌خواهید بگویید پیدا می‌کند. در این صورت جزئیات (ولی نه خیلی زیاد) و حقایق متمرکز وجود دارند و پیام شما به‌صورت یکپارچه خواهد بود.

ارتباطی صحیح داشته باشید

وقتی ارتباط شما صحیح است، به این معنی است که با مخاطب سازگاری دارد. ارتباط صحیح همچنین به معنای ارتباط بدون اشتباه نیز هست.

• آیا اصطلاحات تخصصی که استفاده می‌کنید در حد دانش و تحصیلات مخاطبان‌تان هستند؟
• آیا املای تمامی اسم‌ها را درست نوشته‌اید؟
• آیا دستور‌زبان در نوشته‌ شما رعایت شده است؟ به یاد داشته باشید زیاد به کامپیوتر برای چک کردن اشتباه‌های دستورزبان و نوشتاری اعتماد نکنید.

ارتباطی منسجم داشته باشید

یکی از اصول درست برقراری ارتباط با افراد این است که ارتباطی منسجم داشته باشیدوقتی ارتباط شما منسجم باشد، منطقی هم هست. تمامی مطالب به هم مرتبط هستند و همگی به موضوع اصلی مربوط می‌شوند.

کامل

در ایمیل کامل، مخاطب همه‌ اطلاعاتی را که لازم است در اختیار دارد و می‌تواند در صورت لزوم اقدامات لازم را به‌عمل آورد. توجه به نکات زیر می‌تواند کمک‌کننده باشد.

• آیا پیام شما شامل «دعوت به انجام کاری» می‌شود؟ اگر این‌طور است، آیا مخاطب به‌درستی متوجه می‌شود که از او می‌خواهید چه کاری انجام بدهد؟
• آیا تمامی اطلاعات مربوط را در ایمیل گنجانده‌اید؟ اسامی، تاریخ‌، مکان و غیره؟

مودبانه رفتار کنید

ارتباط مؤدبانه، دوستانه و صادقانه است. لحن تهاجمی و توهین نهفته‌ای در آن دیده نمی‌شود. شما باید دیدگاه مخاطبان خود را در نظر بگیرید و به نیازهای‌شان احترام بگذارید.