به همین راحتی کارها را عقب نندازید
وقتی انجام کار‌های کوچک را عقب می اندازیم، آن‌ها متورم و از اقلام کوچک فهرست روزمره به اموری آزاردهنده تبدیل می‌شوند. پس چراعقب انداختن امور کوچک را ادامه می‌دهیم؟ چطور طبقِ برنامه پیش برویم؟
ممکن است یک ای-میل کوچک به همکاری باشد که از او خوش‌تان نمی‌آید. شاید نوشتنِ پر کردن یک فرم اداری ساده یا پر کردن یک خانه در صفحات اکسل یا یک صورت‌حساب باشد که باید همین امروز، انجام شود. حتی شاید یک تماس کوتاه با رئیس‌تان باشد ـ از آن کار‌هایی که شاید فقط ۱دقیقه زمان ببرد اما، به هر دلیلی، به به‌تعویق‌انداختنش ادامه می‌دهید.
شما احتمالاً از خودتان می‌پرسید که اگر فقط ۵دقیقه وقتِ من را می‌گیرد چرا انجامش نمی‌دهم و خلاص نمی‌شوم؟ وقت‌تان را با فکر کردن به میزانِ آزاردهندگی انجام آن کار تلف می‌کنید؛ اما فکر کردن به آن، شدت آزاردهندگی آن را کم نمی‌کند. درعوض، آن وظیفه‌ای که باید انجام شود، مدت طولانی‌تری باقی می‌ماند و از یک وظیفه کوچک در فهرست کار‌های جزئی روزمره ورم کرده و تبدیل به یک دردسر بزرگ می‌شود که برای انجامش به منابع و زمان بیش‌تری نیاز خواهید داشت.
وظایف کوچک بخش زیادی از فضای ذهن ما را اشغال می‌کنند. اما راه‌های ساده‌ای برای کوچک کردن این امور و درکِ چرایی تبدیل کردن آن‌ها به امور بزرگ و فرسوده‌کننده وجود دارد. با چارچوب‌بندیِ مجدد رویکردمان نسبت به این وظایف، تغییر واکنش‌های احساسی و تمرین قدری خودشفقتی می‌توانیم کار‌های کوچک روزمره را به موقع انجام دهیم.
چرا امور و وظایف کوچک تبدیل به هیولا‌های بزرگ می‌شوند؟
یک استاد روان‌شناسی، فوسچیا سیرویز، در دانشگاه شفیلد در انگلستان می‌گوید: «درواقع، پشتِ گوش انداختنِ انجام کارها، یعنی که فرد، باوجودی که می‌داند که انجام ندادنِ یک وظیفه خاص، آن را بدتر خواهد کرد، به طریقی خودخواسته آن را به وقتِ دیگری موکول کند.»
«ممکن است که برخی از افراد بگویند که پشت‌گوش‌انداختن بنا به دلایلی خوب است، اما همان‌طور که در تعریفِ آن پیداست، به‌تعویق انداختن امور در هیچ شکلی برای شما مفید نیست.»
افرادی که مرتب انجام کارها و وظایف‌شان را به تعویق می‌اندازند استرس بالا، الگو‌های خواب ناکافی و بدترین چشم‌انداز شغلی را ـ به‌خصوص وقتی که صحبت از پیشرفت شغلی باشد که در آن استقلال و تصمیم‌گیری از ملزومات یک وظیفه است ـ دارند.
به‌تعویق انداختنِ کارها با افسردگی و اضطراب مرتبط است. این کار می‌تواند روی روابط نیز اثر منفی بگذارد، زیرا به‌تعویق انداختنِ کارها نهایتاً منجر به شکستنِ عهدو‌پیمان با افراد می‌شود.
می‌توانیم درک کنیم که چرا کارها و وظایف بزرگ را به تعویق می‌اندازیم، آن‌ها می‌توانند ترسناک یا به لحاظ ذهنی فرسوده‌کننده باشند و به تعهد، زمان و انرژی زیادی نیاز دارند. اما در مورد به‌تعویق انداختنِ کار‌های کوچک، سیرویز، می‌گوید: «ما کارها را به‌دلیلِ اینکه فراموش‌شان کرده‌ایم، به‌تعویق نمی‌اندازیم؛ بلکه، ما آگاهانه و عمدی چیز‌هایی را به‌تعویق می‌اندازیم که در ما حسِ تردید، ناامنی، ترس یا احساس بی‌کفایتی ایجاد می‌کنند.»
می‌تواند چیزی به سادگی پر کردن یک مدرک ناآشنا یا تغییر جوهر کارتریج پرینتر باشد که نمی‌دانید چگونه انجامش دهید، یا اگر قدری سنگین‌ترش کنیم، ممکن است نوشتن یک ای-میل کوتاه به همکاری باشد که پاسخِ او ممکن است برای‌تان دلهره‌آور باشد.
سیرویز می‌گوید درحالیکه ممکن است بسیاری به‌تعویق انداختنِ امور را به مدیریتِ ضعیفِ زمانی نسبت دهند، آن در حقیقت به مدیریت خُلق ما مربوط است.
او می‌گوید: «طفره‌روها، آدم‌های تنبلِ از‌هفت‌دولت آزادی نیستند که بد پیش رفتنِ اوضاع برای‌شان اهمیتی نداشته باشد. آن‌ها درحقیقت، بسیار خودمنتقد هستند و از اینکه کارهای‌شان را مدام به تعویق می‌اندازند، حسِ نگرانی و اضطراب دارند.»
نگرانی و اضطراب در ذهن آن‌ها خانه می‌کند و منابع شناختی آن‌ها را از بین می‌برد و توانایی حل مسئله‌شان را کم می‌کند. این افکار آن‌ها را به سمتِ درون‌شان منحرف می‌کند و باعث می‌شود مدام از خودشان بپرسند "ایرادِ کار من چیست؟ "؛ و بعد شروع می‌کنند به نشخوار کردنِ افکاری که حولِ آن وظیفه وجود دارد و احساسات منفی درباره آن را در خودشان افزایش می‌دهند و توانایی‌شان در منطقی بررسی کردنِ آن وظیفه و دلایلِ به‌تعویق انداختنِ آن، مختل می‌شود.
سیرویز می‌گوید: «آن وظیفه کوچک تبدیل می‌شود به چیزی که حس ناامنی و ترس زیادی را به وجود می‌آورد. آن کار کوچک تبدیل به یک هیولا می‌شود ـ آن‌چه تپه‌ای کوچک تلقی می‌شد اکنون تبدیل به یک کوه بزرگ شده است.»
یک دلیل دیگر که وظایف کوچک روی‌هم تلمبار می‌شوند آن است که ضرب‌الاجل‌ها و ساختار‌های سختی که در مورد وظایف بزرگ وجود دارد، در مورد آن‌ها وجود ندارد و شما در هر زمانی از روز ناگهان به خاطر می‌آورید که فراموش کرده‌اید انجام‌شان دهید.
چطور وظایف کوچک را انجام بدهیم
بنابراین، چطور باید برای انجام کاری که از آن هراس داریم در خودمان انگیزه ایجاد کنیم؟ تیموتی پایچیل، استاد روان‌شناسی در دانشگاه کارلتون در اوتاوا و نویسنده کتاب حلِ معمای اهمال‌کاری، می‌گوید، انگیزه اغلب به دنبال اقدام ایجاد می‌شود.
او توضیح می‌دهد: «بنابراین، اگر، بدونِ آنکه به دلیلِ انجام ندادنِ کاری فکر کنید، آن را فوراً انجام دهید، در درازمدت وضعیت بهتری خواهید داشت.
پس، دفعه بعدی که تمامِ بدن‌تان فریادِ "نمی‌خواهم، دلم نمی‌خواهد " را سر می‌دهد، از خودتان بپرسید: "اگر بخواهم این کار را تمام کنم، اقدام بعدی‌ام چه باید باشد؟»
پایچیل ادامه می‌دهد: «اتفاقی که میفتد آن است که شما توجه‌تان را از روی احساسات‌تان برمی‌دارید و روی اقدام و عمل می‌گذارید.»
دیوید آلن، نویسنده کتاب کار‌های را انجام بده، به این کار قانون دو-دقیقه می‌گوید. یعنی اگر انجام کاری کم‌تر از دو-دقیقه طول می‌کشد، یعنی نوشتن آن در فهرست کار‌هایی که باید انجام دهیم، خیلی بیش‌تر از انجام دادنش زمان می‌برد. پس به جای برنامه‌ریزی کردن برای انجامش، یک‌راست آن را انجام بدهید.
این ذهنیتِ کنش‌گرایانه کمک می‌کند تا از نشخوار فکریِ غیرضروری عبور کنیم. مطالعه‌ای که پایچیل روی دانشجویان انجام داد نشان داد که میزانِ استرسی که دانشجویان در هنگام به‌تعویق انداختنِ کارهای‌شان گزارش کرده بودند، با اقدام به انجام کار در آن‌ها کاهش پیدا می‌کرد و سختی آن کار در نظرشان بسیار کم‌تر می‌شد.
او توضیح می‌دهد: «درواقع موضوع فهم این نکته است که این وضعیتِ ذهنی ماست که به چیز‌ها رنگ می‌دهد.»
پایچیل می‌گوید تلاش برای کاهش دادنِ واکنش‌های احساسی به شما کمک می‌کند تا وظایف کوچک را بهتر مدیریت کنید.
او توضیح می‌دهد: «ما کار‌های کوچک را به تعویق می‌اندازیم و آن‌ها تبدیل به وظایف بزرگ می‌شوند، زیرا ما چیزی تحتِ عنوانِ ربوده شدنِ آمیگدال را تجربه می‌کنیم که به واکنش‌های احساسیِ آنی اشاره می‌کند که نسبت و شدت آن با محرکی که آن را ایجاد کرده است، هم‌خوانی و نسبت ندارد.»
«در همان لحظه‌ای که به یک وظیفه فکر می‌کنیم، احساسات منفی در ما ایجاد می‌شود و این احساسات منفی از خودشان تغذیه می‌کنند و خودشان را بزرگ و بزرگ‌تر می‌کنند.»
یک ترفند دیگر برای انجام وظایف کوچک آن است که آن‌ها را در کار‌های بزرگ‌تر جای بدهیم. پایچیل می‌گوید: «جا و زمانی را در برنامه روزمره‌تان پیدا کنید و انجام آن وظیفه را در آن جای بدهید.» او توضیح می‌دهد که هر روز در فرصتِ ۱۵دقیقه‌ای که اُملت صبحانه‌اش در حال پخته شدن است، خانه‌اش را جارو برقی می‌کشد.
این نوع برنامه‌ریزی نه‌تنها از ایجادِ هدر رفتنِ زمان برای انجام آن وظیفه پیش‌گیری می‌کند، بلکه با استفاده از محرکِ بیرونیِ وظیفه بزرگ‌تر، می‌توان تمام واکنش‌های منفی‌ای را که انجام کار کوچک‌تر ایجاد می‌کند از بین برد.
تمرین خودشفقتی
سیرویز می‌گوید ما خاطراتِ واکنش‌های احساسی‌ای که باعث شدند کار‌هایی را در گذشته به‌تعویق بیندازیم، به یاد داریم. او می‌گوید: «اگر شما هم احساس منفی‌ای را به خاطر می‌آورید، یک راه برای خنثی کردنِ این احساس و فکر کردن بر اساس واقعیت آن است که فکر کنید چطور می‌توانید آن وظیفه را مجدداً قاب‌بندی کنید و از زاویه دیگر به آن نگاه کنید.»
برای مثال ممکن است به آن وظیفه به مثابه فرصتی برای یادگیری یک مهارت تازه نگاه کنید.
سیرویز تأکید می‌کند: «ضروری است که همان ابتدای کار با چارچوب‌بندیِ مجدد وظیفه ـ برای مثال تبدیل وظیفه به یک سرگرمی لذت‌بخش ـ مسیر انجام آن را کوتاه کنید. ترفند دیگر برای انجام کاری که واقعاً کسالت‌آور یا خسته‌کننده به‌نظر می‌رسد، تغییر نگاه‌تان به آن وظیفه است. این کار باعث می‌شود که دیدگاه احساسی‌تان نسبت به آن وظیفه تغییر کند و بتوانید آن کار را راحت‌تر انجام دهید. قدری احمقانه به‌نظر می‌رسد، اما تغییر دیدگاه قدرت‌بخش است.»
پایچیل و سیرویز توضیح می‌دهند که درحالی که همه اهمال‌کاری‌ها، کار‌های به تعویق انداخته‌شده هستند، اما همه به‌تعویق‌انداختن‌ها ناشی از اهمال‌کاری نیست.
پایچیل می‌گوید: «به‌تعویق انداختن بخشی از زندگی است. موکول کردنِ کارها به بعد همیشه یک شکستِ اخلاقی نیست؛ بلکه بخشی از این کار به دلیل الویت‌بندیِ امور و اهمیت پیدا کردنِ کار‌های دیگر است.»
اگر دچار اهمال‌کاری شده‌اید، بدانید که همیشه باید با خودتان مهربان باشید تا بتوانید دوباره برای انجام آن کار اقدام کنید.
سیرویز می‌گوید: «وقتی دست از انتقاد کردن از خویشتن برمی‌داریم، بازگشتن به مسیر درست و بررسی واقع‌بینانه آسان‌تر می‌شود.»
